Resumen
Este artículo describe un método para el monitoreo de la actividad en ordenadores como forma de mejorar la productividad de los empleados en entornos corporativos, investigar fraudes y recabar evidencias sin perturbar la operativa normal.
Introducción
La disponibilidad generalizada de nuevas tecnologías ha modificado drásticamente el entorno laboral moderno. La forma en que trabajamos y la forma en que gestionamos a los empleados ha cambiado con el uso de herramientas de información y comunicación nuevas y mejoradas.
Si bien las tecnologías de la información brindan incuestionables beneficios en cuanto a productividad y costes, también conllevan un conjunto de riesgos y problemas asociados. Las redes sociales y los juegos casuales reducen la productividad de los empleados en los ambientes laborales conectados a Internet, mientras que las empresas que manejan secretos comerciales, propiedad intelectual e información confidencial enfrentan un mayor riesgo en relación a conductas indebidas de los empleados.
Esas mismas tecnologías, por otra parte, brindan a los patrones herramientas de mayor eficiencia y menor coste para gestionar los riesgos y lidiar con conductas indebidas. Los sistemas de vigilancia, monitoreo y prevención de fuga de datos (DLP, por sus siglas en inglés) ganan popularidad rápidamente.
La disponibilidad de herramientas de monitoreo efectivas y económicas en un contexto de riesgos crecientes y socialización constante tuvo como resultado un mayor uso de la supervisión y el monitoreo en lugares de trabajo equipados con ordenadores.
Este documento examina la forma en que el uso de sistemas basados en software para el monitoreo de empleados incide sobre la productividad de los empleados, el cumplimiento de las políticas de la empresa, y la prevención e investigación de las faltas de conducta de los empleados y las infracciones de seguridad.
Software para la supervisión y monitoreo de ordenadores
Este documento está basado en estadísticas recopiladas mediante el uso de dos herramientas de monitoreo de PC: Refog Employee Monitor y Refog Terminal Monitor. Las herramientas son representantes comunes de sus géneros, y ofrecen a los patrones la habilidad de supervisar todas o algunas de las actividades de los empleados, tales como las comunicaciones con el mundo exterior, la ejecución de aplicación o el acceso a archivos.
Monitoreo sin perturbación
Una de las diferencias principales entre la soluciones de monitoreo pasivo y los sistemas proactivos de prevención de fuga de datos (DLP) es la forma en que manejan los peligros potenciales. El análisis heurístico y el filtrado proactivo puede que parezcan crear una barrera tecnológica que impide las fugas de datos, termina con las conductas indebidas de los empleados y combate el fraude.
En la práctica, es más probable que las soluciones proactivas perturben más el proceso de trabajo, intimiden a los empleados y no hagan mucho por prevenir realmente los fraudes.
El monitoreo pasivo, por otro lado, ayuda a recolectar información acerca de las actividades de los empleados sin detenerlas o prevenirlas. La información recolectada ayuda a los patrones a hacer observaciones rápidas a los empleados o investigar incidentes de seguridad con datos concretos.
Uso de los sistemas DLP proactivos versus monitoreo pasivo
El programa Refog Computer Surveillance solo usa el monitoreo pasivo en sus productos de supervisión de ordenadores, en los cuales la acción más "proactiva" es una alerta instantánea enviada a un oficial de seguridad designado en caso de una violación potencial de la seguridad.
Aquí en la empresa, estamos convencidos de que este enfoque funciona de forma más suave y efectiva, y brinda una mayor eficiencia en comparación con los sistemas DLP basados en heurística (hasta 80% de ahorro en base a recientes estudios de mercado).
Monitoreo de empleados centralizado
Los productos Refog están diseñados para escritorios y redes Windows (Refog Employee Monitor), mientras que Refog Terminal Monitor está diseñado para monitorear clientes de terminales de servidores.
Todas las actividades de usuario están disponibles de forma centralizada mediante una conveniente interfaz de gestión. Hay filtros flexibles y funcionalidad de búsqueda disponibles. Toda la información recopilada se almacena localmente con un cifrado seguro.
La supervisión ayuda a hacer cumplir las políticas corporativas
La propia existencia de la supervisión ayuda a hacer cumplir las políticas corporativas. La gran cantidad de registros y monitores implementados en Refog Employee Monitor y Refog Terminal Monitor ayudan a los administradores y oficiales de la empresa a asegurar el cumplimiento de las políticas corporativas por parte de los empleados.
Al monitorear la forma en que los empleados manejan la información, y controlar las comunicaciones tales como chats y redes sociales, los administradores pueden hacer el seguimiento de las actividades de los empleados, hacerles comentarios instantáneamente y prevenir potenciales faltas de conducta antes de que se salgan de control.
El monitoreo de los PC mejora la productividad de los empleados
Los empleados tienen un mejor rendimiento cuando son supervisados. Las observaciones instantáneas y en tiempo real de su supervisor ayuda a cortar la pérdida de tiempo que generan los juegos casuales ("mata oficinas"), las conversaciones electrónicas fuera de control y la socialización. Conocer exactamente qué hacen los empleados, cuándo lo hacen y por cuánto tiempo, hace una enorme diferencia mejorar la productividad de los empleados.
Al saber que están bajo control, los empleados gastan menos tiempo en chats, y concentran sus esfuerzos en realizar el trabajo por el cual se les paga. Hacer un seguimiento de las actividades de los empleados ayuda a prevenir las faltas de conducta. Tan solo registrar las teclas pulsadas y guardar capturas de pantalla para su posterior análisis no es suficiente. Un cierto nivel de interacción y observaciones es vital para mejorar la disciplina y el desempeño.
Poner a sus empleados al tanto de que los gerentes y supervisores pueden ver lo que sucede en sus ordenadores en tiempo real, incluso desde ubicaciones remotas, logra la sensación necesaria y mejora la disciplina y la productividad.
El programa Refog Surveillance permite a los gerentes y supervisores monitorear a múltiples empleados remotamente en tiempo real. No es necesario levantarse de un cómodo sillón ejecutivo para comprobar si se están llevando a cabo actividades no autorizadas en el PC de cada empleado.
Capture la acción y vea qué están haciendo sus empleados mientras todavía lo están haciendo, y ¡hágales observaciones inmediatas acerca de sus actividades!
Especificaciones técnicas
Ambos productos, Refog Employee Monitor y Refog Terminal Monitor, pueden capturar una variada gama de actividades que se llevan a cabo en los PC de los empleados.
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Registro de teclas pulsadas
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monitoreo de URL
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Monitoreo de aplicaciones
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Capturas de pantallas
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Modo invisible
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Intercepción de chats de mensajería instantánea y Facebook
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Entrega de correo electrónico y FTP
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Rastreo de archivos
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Palabras clave de alarma
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Registros de red en tiempo real
Otras funcionalidades adicionales disponibles en Refog Terminal Monitor incluyen la habilidad para ejecutarse en un servidor de terminales mientras se hace el rastrea, registra y reportan todas o algunas actividades seleccionadas de los empleados conectados.
Acerca de Refog
Fundada en 2002, Refog desarrolla un completo abanico de soluciones de monitoreo de empleados y control parental para PC Windows. Durante los últimos seis años, los productos de la compañía se instalaron en más de 5 millones de ordenadores en 201 países. Sus clientes empresariales van desde pequeñas compañías hasta grandes empresas en los sectores financieros, TI e industriales.
El producto insignia para escritorio de la compañía, Refog Employee Monitor, se ha vuelto una reconocida solución para el sector financiero por sus inigualables capacidades de registro y su madurez. Refog Terminal Monitor ofrece el mismo nivel de funcionalidad, a la vez que brinda la conveniencia y simplicidad de operar desde un único servidor de terminales.
La misión de la compañía es brindar soluciones confiables y ricas en funcionalidad para el monitoreo de empleados corporativos, para ayudar a nuestros clientes a proteger sus secretos comerciales y su propiedad intelectual sin oprimir a los empleados ni perturbar su trabajo, y hacer respetar sus políticas mediante el monitoreo en vez del filtrado y la prohibición.
